[[en]]How to make a killer governance report for your company [[es]]Cómo hacer un reporte de gobierno corporativo memorable

[[en]]Reporting [[es]]Reporting

Board activity reports are not all that fun, but they’re very necessary. While reporting may not be the most exciting part of your corporate government activities, the fact is a great board and committee activity report can be a powerful tool, and one worth putting some thought into.

The reason is simple: a good annual (or quarterly) governance report is the best way to let your stakeholders know what you’re doing and to keep them up to date on the decisions each governance body has made throughout the year and, as a consequence, to instill confidence on your ability to handle the company.

So if you’re ready to invest a little more time to make your reports extraordinary, keep in mind these simple tips.

1. Make It As Easy To Read As Possible –Don’t Be Afraid To Incorporate Different Design Elements.

Resist the temptation of resorting to long descriptions and paragraphs. Your readers will thank you, and understand what a great job you’ve done much better, if you use tables and graphics, and if you’re concise and to the point. Give them an index, include pictures of members instead of just their names, and color-code results for a great reading experience.

At the end of the day, the purpose of a report is to get them to really understand what you’ve done, not just to say it to a void.

For this particular item, it can be useful if you have a platform that gives you some of this reporting ready-made.

2. Include A Map Of Your Governance Structure.

This is particularly important if your report includes all of your boards and committees.

If sometimes it’s hard to keep track of all of your governance bodies yourself, imagine how hard it is for someone outside of the company. By laying them out in a “map”, your readers will know what to expect in the following sections, and will have a clear view of the way you work before you even explain it to them.

3. Stick To What’s Important…

Focus on 5 things for each governance body: composition and attendance, the key topics of the period, the people who appeared before the board or committee during the year, improvements to the operating procedures (if any) and any governance body specific things that you want to showcase.

4. …But Highlight Your Strengths.

Did you have a great year in terms of shareholder engagement? Add a section on it.

Is your board diversity off the charts? Add a section on it.

Do your board members take part in an ongoing training program? Go ahead and add that, too.

You’ve done a good job, and showcasing it is worth messing a little bit with the set structure of the document. Who said these reports had to look a certain way?

Los reportes de gobernanza no son lo más divertido del mundo, pero son muy necesarios. Aunque no sean la parte más emocionante de tu trabajo, la realidad es que pueden ser una herramienta muy poderosa a la que vale la pena dedicarle un poco más de creatividad.

¿La razón? Un buen reporte anual (o trimestral) es la mejor forma de que tus grupos de interés se enteren de lo que estás haciendo, y de mantenerlos al tanto de las decisiones que cada uno de tus órganos de gobierno ha tomado y, como consecuencia, de recordarles por qué deben confiar en ellos para hacerlo.

Si crees que es momento de convertir tus reportes en algo extraordinario, sigue estos consejos.

1. Hazlos Fáciles De Leer Y No Le Tengas Miedo A Ser Creativo Con El Diseño.

Sabemos que puede ser tentador escribir un montón de párrafos eternos y descriptivos para salir del paso, pero tus lectores te agradecerán –y entenderán mejor lo bien que se ha trabajado– si usas tablas, gráficos, y un lenguaje conciso y directo al punto.

No olvides poner un índice, incluir imágenes y fotografías si es relevante, y utilizar colores para que puedan entender aún sin leer por completo, y convertirás en toda una experiencia algo que pudo ser muy tedioso.

Al final del día, no olvides que el objetivo de este reporte es que los lectores entiendan realmente lo que has hecho, y no solo lanzar información por lanzar información.

Para este punto puede resultar particularmente útil tener una herramienta que genere parte de estos reportes de forma automática.

2. Incluye Un Mapa De La Estructura De Tu Gobierno Corporativo.

Este punto es particularmente importante si tu reporte incluye todas tus juntas, consejos y comités.

Si a veces te resulta difícil mantenerte al tanto de todos tus órganos de gobierno, imagina lo complicado que es para alguien fuera de la compañía. Por eso, al hacer un mapa, les quedará claro lo que deben esperar de las siguientes secciones, y tendrán una visión clara de cómo trabajas aún antes de que se los expliques.

3. Atente A Lo Importante…

Enfócate en cinco cosas para cada órgano de gobierno: composición y asistencia, los temas clave del periodo cubierto por el reporte, los invitados que han presentado frente a la junta, consejo o comité, las mejoras hechas a los procedimientos, y cualquier elemento de la actividad de ese órgano en específico que quieras resaltar.

4. …Pero Destaca Tus Fortalezas.

¿Tuviste un año con un desempeño particularmente bueno? Agrega una sección sobre eso.

¿Tienes el consejo más diverso de tu historia? Agrega una sección sobre eso.

¿Hay un plan de entrenamiento que todos tus miembros hayan seguido? Agrega eso, también.

Has hecho un buen trabajo, y vale la pena destacarlo aún si eso implica alterar un poco la estructura del documento.

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Board activity reports are not all that fun, but they’re very necessary. While reporting may not be the most exciting part of your corporate government activities, the fact is a great board and committee activity report can be a powerful tool, and one worth putting some thought into.

The reason is simple: a good annual (or quarterly) governance report is the best way to let your stakeholders know what you’re doing and to keep them up to date on the decisions each governance body has made throughout the year and, as a consequence, to instill confidence on your ability to handle the company.

So if you’re ready to invest a little more time to make your reports extraordinary, keep in mind these simple tips.

1. Make It As Easy To Read As Possible –Don’t Be Afraid To Incorporate Different Design Elements.

Resist the temptation of resorting to long descriptions and paragraphs. Your readers will thank you, and understand what a great job you’ve done much better, if you use tables and graphics, and if you’re concise and to the point. Give them an index, include pictures of members instead of just their names, and color-code results for a great reading experience.

At the end of the day, the purpose of a report is to get them to really understand what you’ve done, not just to say it to a void.

For this particular item, it can be useful if you have a platform that gives you some of this reporting ready-made.

2. Include A Map Of Your Governance Structure.

This is particularly important if your report includes all of your boards and committees.

If sometimes it’s hard to keep track of all of your governance bodies yourself, imagine how hard it is for someone outside of the company. By laying them out in a “map”, your readers will know what to expect in the following sections, and will have a clear view of the way you work before you even explain it to them.

3. Stick To What’s Important…

Focus on 5 things for each governance body: composition and attendance, the key topics of the period, the people who appeared before the board or committee during the year, improvements to the operating procedures (if any) and any governance body specific things that you want to showcase.

4. …But Highlight Your Strengths.

Did you have a great year in terms of shareholder engagement? Add a section on it.

Is your board diversity off the charts? Add a section on it.

Do your board members take part in an ongoing training program? Go ahead and add that, too.

You’ve done a good job, and showcasing it is worth messing a little bit with the set structure of the document. Who said these reports had to look a certain way?

Los reportes de gobernanza no son lo más divertido del mundo, pero son muy necesarios. Aunque no sean la parte más emocionante de tu trabajo, la realidad es que pueden ser una herramienta muy poderosa a la que vale la pena dedicarle un poco más de creatividad.

¿La razón? Un buen reporte anual (o trimestral) es la mejor forma de que tus grupos de interés se enteren de lo que estás haciendo, y de mantenerlos al tanto de las decisiones que cada uno de tus órganos de gobierno ha tomado y, como consecuencia, de recordarles por qué deben confiar en ellos para hacerlo.

Si crees que es momento de convertir tus reportes en algo extraordinario, sigue estos consejos.

1. Hazlos Fáciles De Leer Y No Le Tengas Miedo A Ser Creativo Con El Diseño.

Sabemos que puede ser tentador escribir un montón de párrafos eternos y descriptivos para salir del paso, pero tus lectores te agradecerán –y entenderán mejor lo bien que se ha trabajado– si usas tablas, gráficos, y un lenguaje conciso y directo al punto.

No olvides poner un índice, incluir imágenes y fotografías si es relevante, y utilizar colores para que puedan entender aún sin leer por completo, y convertirás en toda una experiencia algo que pudo ser muy tedioso.

Al final del día, no olvides que el objetivo de este reporte es que los lectores entiendan realmente lo que has hecho, y no solo lanzar información por lanzar información.

Para este punto puede resultar particularmente útil tener una herramienta que genere parte de estos reportes de forma automática.

2. Incluye Un Mapa De La Estructura De Tu Gobierno Corporativo.

Este punto es particularmente importante si tu reporte incluye todas tus juntas, consejos y comités.

Si a veces te resulta difícil mantenerte al tanto de todos tus órganos de gobierno, imagina lo complicado que es para alguien fuera de la compañía. Por eso, al hacer un mapa, les quedará claro lo que deben esperar de las siguientes secciones, y tendrán una visión clara de cómo trabajas aún antes de que se los expliques.

3. Atente A Lo Importante…

Enfócate en cinco cosas para cada órgano de gobierno: composición y asistencia, los temas clave del periodo cubierto por el reporte, los invitados que han presentado frente a la junta, consejo o comité, las mejoras hechas a los procedimientos, y cualquier elemento de la actividad de ese órgano en específico que quieras resaltar.

4. …Pero Destaca Tus Fortalezas.

¿Tuviste un año con un desempeño particularmente bueno? Agrega una sección sobre eso.

¿Tienes el consejo más diverso de tu historia? Agrega una sección sobre eso.

¿Hay un plan de entrenamiento que todos tus miembros hayan seguido? Agrega eso, también.

Has hecho un buen trabajo, y vale la pena destacarlo aún si eso implica alterar un poco la estructura del documento.