[[en]]How to prepare for a board meeting [[es]]Cómo prepararte para una reunión de gobierno corporativo

[[en]]Corporate governance [[es]]Gobierno corporativo

Being chosen as a member of the board of an organization, whether large or small, is a big honor. It means people in it respect your knowledge and trust your judgment enough to take part in key, strategic decisions.

But this trust means you have a big responsibility, and at the most basic level, this means you must be prepared for each meeting to the best of your ability, so you can be the most engaged, involved and effective board member you can.

If you’re not sure where to start, or you’ve been in the game for so long you’ve lost track, consider the next steps.

1. Confirm Your Attendance

It’s the simplest of things, but a very important one for the secretary. By having the simple courtesy to say “Yes” or “No”, you’ll be allowing the rest of the board to plan accordingly, and the secretary to know (or have a better shot at knowing) whether they’ll reach a quorum.

Besides, with digital invitations, all it takes is one click.

2. Review The Minutes Of The Previous Meeting

The previous meeting’s minutes are the starting point of each following one. So make sure you read it once more to remember and understand exactly where you left off and to ensure you’re on the right track with any tasks you were assigned on it.

Depending on how thorough your secretary’s minute-keeping habits are, this could also help you remember where each board member stood on the discussed and voted issues, which will likely be relevant for future talks.

3. Review The Agenda Items And Documents

Got the agenda? Great! Now you can get ready by reading up on each item, reviewing their attached documents and preparing remarks, comments and doing any research you may need to do.

If you’re a presenter at any point, this will also let you know how long you have to handle your item and to make sure all relevant documents that will help your fellow members get ready are up to date.  

4. Send Feedback, Comments, And Thoughts

If you have any comments after reviewing the agenda, don’t hesitate to let the secretary know. So if you think you’ll need more than fifteen minutes to discuss next year’s budget cuts, or that the presentation on the audit committee’s latest conclusions could benefit from adding an extra slide, say it! Everyone’s experience might improve because of it.

5. Check The Status Of Your Own Tasks

Got any tasks pending that need to be done before the meeting? Make sure you meet with the proper committees, get the data you need or make those calls before the meeting. If all members close their tasks or, at least, can effectively update the rest of the team on the status, the meeting will flow much more efficiently.  

Ser elegido como miembro de un Consejo de Administración o Junta Directiva, sin importar el tamaño de la organización, es un gran honor. Quiere decir que las personas en ella respetan tu conocimiento y confían en ti lo suficiente para que participes en decisiones estratégicas.

Pero esta confianza viene con una gran responsabilidad, y en el nivel más básico implica que debes prepararte para cada reunión lo mejor que puedas. Así serás el miembro más comprometido, involucrado y efectivo que puedes ser.

Si no sabes cómo hacerlo, o si has estado en este juego por tanto tiempo que perdiste el rumbo, considera los siguientes pasos.

1. Confirma Tu Asistencia

Es una cosa muy sencilla, pero para tu secretario será muy importante. La cortesía de decir “Sí” o “No” significa que el resto de los miembros y el secretario pueden planear la agenda con mejor información, y que sabrán con anticipación si habrá quorum.

Además, si tienes invitaciones digitales, lo puedes hacer con un solo clic.

2. Tómate El Tiempo De Leer La Minuta De La Reunión Anterior.

Las actas de reuniones previas son el punto de partida para cada una de las reuniones. Por ello, asegúrate de leerla una vez más para recordar lo que pasó y entender exactamente dónde comenzarán las discusiones. Además, así recordarás cómo vas con las tareas que te fueron asignadas en ella.

Dependiendo de qué tan detallista sea tu secretario, también te puede ayudar a recordar lo que pasó en las votaciones y cuáles fueron las posturas de tus compañeros.

3. Revisa Los Temas Y Documentos De La Agenda

¿Recibiste la agenda? ¡Excelente! Ahora puedes prepararte leyendo cada tema, sus documentos adjuntos y preparando comentarios, preguntas o investigando lo que consideres necesario.

Si eres el presentador de algún punto, también sabrás cuánto tiempo tienes para tu tema, y podrás asegurarte de que tus compañeros tengan todos los documentos que necesitan para estar listos.

4. Envía Retroalimentación, Comentarios E Ideas

Si al revisar la agenda tienes algo que decir, no dudes de decírselo al secretario.

Así que si, por ejemplo, crees que se necesitan más de 15 minutos para discutir los recortes de presupuesto del próximo año, o que la presentación con las últimas conclusiones del comité de auditoría necesitan una diapositiva más, ¡dilo! Podría mejorar la experiencia de todos los asistentes.

5. Revisa El Estado De Tus Propias Tareas.

¿Tienes tareas previas que deben estar terminadas antes de la reunión? Asegúrate de reunirte con los comités necesarias, de obtener los datos que requieres o de hacer las llamadas pendientes.

Si todos los miembros cierran sus tareas o por lo menos actualizan al resto del equipo sobre su estado, la reunión fluirá mucho mejor.

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Being chosen as a member of the board of an organization, whether large or small, is a big honor. It means people in it respect your knowledge and trust your judgment enough to take part in key, strategic decisions.

But this trust means you have a big responsibility, and at the most basic level, this means you must be prepared for each meeting to the best of your ability, so you can be the most engaged, involved and effective board member you can.

If you’re not sure where to start, or you’ve been in the game for so long you’ve lost track, consider the next steps.

1. Confirm Your Attendance

It’s the simplest of things, but a very important one for the secretary. By having the simple courtesy to say “Yes” or “No”, you’ll be allowing the rest of the board to plan accordingly, and the secretary to know (or have a better shot at knowing) whether they’ll reach a quorum.

Besides, with digital invitations, all it takes is one click.

2. Review The Minutes Of The Previous Meeting

The previous meeting’s minutes are the starting point of each following one. So make sure you read it once more to remember and understand exactly where you left off and to ensure you’re on the right track with any tasks you were assigned on it.

Depending on how thorough your secretary’s minute-keeping habits are, this could also help you remember where each board member stood on the discussed and voted issues, which will likely be relevant for future talks.

3. Review The Agenda Items And Documents

Got the agenda? Great! Now you can get ready by reading up on each item, reviewing their attached documents and preparing remarks, comments and doing any research you may need to do.

If you’re a presenter at any point, this will also let you know how long you have to handle your item and to make sure all relevant documents that will help your fellow members get ready are up to date.  

4. Send Feedback, Comments, And Thoughts

If you have any comments after reviewing the agenda, don’t hesitate to let the secretary know. So if you think you’ll need more than fifteen minutes to discuss next year’s budget cuts, or that the presentation on the audit committee’s latest conclusions could benefit from adding an extra slide, say it! Everyone’s experience might improve because of it.

5. Check The Status Of Your Own Tasks

Got any tasks pending that need to be done before the meeting? Make sure you meet with the proper committees, get the data you need or make those calls before the meeting. If all members close their tasks or, at least, can effectively update the rest of the team on the status, the meeting will flow much more efficiently.  

Ser elegido como miembro de un Consejo de Administración o Junta Directiva, sin importar el tamaño de la organización, es un gran honor. Quiere decir que las personas en ella respetan tu conocimiento y confían en ti lo suficiente para que participes en decisiones estratégicas.

Pero esta confianza viene con una gran responsabilidad, y en el nivel más básico implica que debes prepararte para cada reunión lo mejor que puedas. Así serás el miembro más comprometido, involucrado y efectivo que puedes ser.

Si no sabes cómo hacerlo, o si has estado en este juego por tanto tiempo que perdiste el rumbo, considera los siguientes pasos.

1. Confirma Tu Asistencia

Es una cosa muy sencilla, pero para tu secretario será muy importante. La cortesía de decir “Sí” o “No” significa que el resto de los miembros y el secretario pueden planear la agenda con mejor información, y que sabrán con anticipación si habrá quorum.

Además, si tienes invitaciones digitales, lo puedes hacer con un solo clic.

2. Tómate El Tiempo De Leer La Minuta De La Reunión Anterior.

Las actas de reuniones previas son el punto de partida para cada una de las reuniones. Por ello, asegúrate de leerla una vez más para recordar lo que pasó y entender exactamente dónde comenzarán las discusiones. Además, así recordarás cómo vas con las tareas que te fueron asignadas en ella.

Dependiendo de qué tan detallista sea tu secretario, también te puede ayudar a recordar lo que pasó en las votaciones y cuáles fueron las posturas de tus compañeros.

3. Revisa Los Temas Y Documentos De La Agenda

¿Recibiste la agenda? ¡Excelente! Ahora puedes prepararte leyendo cada tema, sus documentos adjuntos y preparando comentarios, preguntas o investigando lo que consideres necesario.

Si eres el presentador de algún punto, también sabrás cuánto tiempo tienes para tu tema, y podrás asegurarte de que tus compañeros tengan todos los documentos que necesitan para estar listos.

4. Envía Retroalimentación, Comentarios E Ideas

Si al revisar la agenda tienes algo que decir, no dudes de decírselo al secretario.

Así que si, por ejemplo, crees que se necesitan más de 15 minutos para discutir los recortes de presupuesto del próximo año, o que la presentación con las últimas conclusiones del comité de auditoría necesitan una diapositiva más, ¡dilo! Podría mejorar la experiencia de todos los asistentes.

5. Revisa El Estado De Tus Propias Tareas.

¿Tienes tareas previas que deben estar terminadas antes de la reunión? Asegúrate de reunirte con los comités necesarias, de obtener los datos que requieres o de hacer las llamadas pendientes.

Si todos los miembros cierran sus tareas o por lo menos actualizan al resto del equipo sobre su estado, la reunión fluirá mucho mejor.