[[en]]Are meeting minutes really that important? Here are 3 reasons why [[es]]¿Realmente son importantes las minutas? 3 razones por las que la respuesta es “sí”

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Meeting minutes are perhaps one of the most tedious yet important elements of any meeting, and this is particularly true when it comes to board meetings.

Aside from the –very important on its own– fact that they are an official and legal record of all discussions and decisions that took place, they can also serve to protect the organization and its board members, and have several practical uses than can help make the governance body more effective.

Want to know more? Let’s get started.

1. Meeting Minutes Establish Ownership

While votes are often the stars of board and committee meetings, tasks are definitely their most important consequences. Each agenda item will likely result in someone having to do something, and the future performance of the board will be directly related to that task being completed in time.

Meeting minutes not only include which tasks resulted from the meeting activity, but also who is supposed to take them on and when they should be done, which ensures accountability and, as a consequence, fosters productivity.

If stating them in the minutes is not enough and you want to keep track of tasks and their status in real-time, consider using an end-to-end board management platform that keeps tabs on how things are going and lets you know if anyone’s behind on their tasks.

2. They Help Absent Members Keep Up

Starting each meeting with a lengthy recap of the previous one is a waste of everyone’s’ precious time, particularly because the recap could be much shorter if members who were absent in the previous meeting read its minutes. By reading the minutes they’ll have an understanding of the decisions made, the reasons why they were made, and how everybody voted, as well as getting a head’s up on where discussions were left off.

Members who were there can also use it to refresh the information before the next meeting, and it can even be used as a starting point for the following meeting, guaranteeing a consistent structure.

3. They Offer Legal Protection

You know what they say: if it isn’t on the minute, it didn’t happen. And keeping thorough minutes has proven to be a lifesaver on more than a few occasions.

Despite a governance body’s best intentions, sometimes things can go wrong in an organization. Luckily, meeting minutes are there to ensure there’s a record of all discussions, votes and the reasons why strategic decisions were made. So if anything happens actions will be represented in a document signed by all witnesses.

Remember: meeting minutes are considered legal documents by tax authorities, courts, and auditors, so make sure they’re as accurate a reflection of the meeting as possible.

Las minutas son, quizá, uno de los elementos más tediosos pero más importantes de las reuniones, y en particular de las reuniones de las juntas, consejos y comités.

Además de ser registros oficiales y legales de las discusiones y decisiones que se tomaron, pueden servir para proteger a la organización y a sus miembros, y tienen usos prácticos que las hacen esenciales para aumentar la efectividad del gobierno corporativo.

¿Quieres saber más? Sigue leyendo.

1. Las Minutas Dejan Claras Responsabilidades

Aunque las votaciones suelen ser consideradas las partes más importantes de las reuniones, sus consecuencias más relevantes son las tareas. Cada tema de la agenda suele culminar con alguien teniendo que hacer algo, y el desempeño futuro del órgano de gobierno depende de que dicha tarea se complete a tiempo.

Las minutas no solamente dicen qué se tiene que hacer, sino quién tiene que hacerlo y para cuándo, lo que garantiza la rendición de cuentas y, como consecuencia, aumenta la productividad.

Si anotarlas en las minutas no te basta, considera usar una plataforma integral de gestión de gobierno corporativo que te permita dar seguimiento a las tareas en tiempo real y te deje saber si alguna no se termina a tiempo.

2. Las Minutas Ayudan A Los Miembros Ausentes A Estar Al Tanto

Aunque comenzar cada reunión recordando lo que se trató en la anterior es importante como punto de partida, no debe llevar demasiado tiempo.

Si existe una minuta detallada de la reunión previa, los miembros que no asistieron pueden leerla y conocer los detalles de las decisiones tomadas, de forma que se ahorra tiempo y se puede comenzar a pensar en los temas pertinentes con mayor rapidez.

Los miembros que sí asistieron también pueden beneficiarse de ellas, al utilizarlas para refrescar su memoria antes de la reunión, o como apoyo para dar estructura a  la recapitulación inicial.

3. Las Minutas Aportan Protección Legal

Estamos seguros de que alguien lo ha dicho: si no está en la minuta, no pasó. Y lo cierto es que llevar registros detallados puede salvar tanto a la organización como a los miembros del consejo de situaciones complicadas.

Aún con las mejores intenciones, a veces se cometen errores o ciertas decisiones no salen tan bien como se esperaba. Por suerte, las minutas llegan al rescate con evidencia de las discusiones, votos y las razones por las que ciertas decisiones fueron tomadas, en un documento que además está firmado por todos los testigos.

Recuerda: las minutas se consideran documentos legales en las cortes y auditorías, así que es importante asegurarse de que reflejen la realidad con tanta precisión como sea posible.

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Meeting minutes are perhaps one of the most tedious yet important elements of any meeting, and this is particularly true when it comes to board meetings.

Aside from the –very important on its own– fact that they are an official and legal record of all discussions and decisions that took place, they can also serve to protect the organization and its board members, and have several practical uses than can help make the governance body more effective.

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1. Meeting Minutes Establish Ownership

While votes are often the stars of board and committee meetings, tasks are definitely their most important consequences. Each agenda item will likely result in someone having to do something, and the future performance of the board will be directly related to that task being completed in time.

Meeting minutes not only include which tasks resulted from the meeting activity, but also who is supposed to take them on and when they should be done, which ensures accountability and, as a consequence, fosters productivity.

If stating them in the minutes is not enough and you want to keep track of tasks and their status in real-time, consider using an end-to-end board management platform that keeps tabs on how things are going and lets you know if anyone’s behind on their tasks.

2. They Help Absent Members Keep Up

Starting each meeting with a lengthy recap of the previous one is a waste of everyone’s’ precious time, particularly because the recap could be much shorter if members who were absent in the previous meeting read its minutes. By reading the minutes they’ll have an understanding of the decisions made, the reasons why they were made, and how everybody voted, as well as getting a head’s up on where discussions were left off.

Members who were there can also use it to refresh the information before the next meeting, and it can even be used as a starting point for the following meeting, guaranteeing a consistent structure.

3. They Offer Legal Protection

You know what they say: if it isn’t on the minute, it didn’t happen. And keeping thorough minutes has proven to be a lifesaver on more than a few occasions.

Despite a governance body’s best intentions, sometimes things can go wrong in an organization. Luckily, meeting minutes are there to ensure there’s a record of all discussions, votes and the reasons why strategic decisions were made. So if anything happens actions will be represented in a document signed by all witnesses.

Remember: meeting minutes are considered legal documents by tax authorities, courts, and auditors, so make sure they’re as accurate a reflection of the meeting as possible.

Las minutas son, quizá, uno de los elementos más tediosos pero más importantes de las reuniones, y en particular de las reuniones de las juntas, consejos y comités.

Además de ser registros oficiales y legales de las discusiones y decisiones que se tomaron, pueden servir para proteger a la organización y a sus miembros, y tienen usos prácticos que las hacen esenciales para aumentar la efectividad del gobierno corporativo.

¿Quieres saber más? Sigue leyendo.

1. Las Minutas Dejan Claras Responsabilidades

Aunque las votaciones suelen ser consideradas las partes más importantes de las reuniones, sus consecuencias más relevantes son las tareas. Cada tema de la agenda suele culminar con alguien teniendo que hacer algo, y el desempeño futuro del órgano de gobierno depende de que dicha tarea se complete a tiempo.

Las minutas no solamente dicen qué se tiene que hacer, sino quién tiene que hacerlo y para cuándo, lo que garantiza la rendición de cuentas y, como consecuencia, aumenta la productividad.

Si anotarlas en las minutas no te basta, considera usar una plataforma integral de gestión de gobierno corporativo que te permita dar seguimiento a las tareas en tiempo real y te deje saber si alguna no se termina a tiempo.

2. Las Minutas Ayudan A Los Miembros Ausentes A Estar Al Tanto

Aunque comenzar cada reunión recordando lo que se trató en la anterior es importante como punto de partida, no debe llevar demasiado tiempo.

Si existe una minuta detallada de la reunión previa, los miembros que no asistieron pueden leerla y conocer los detalles de las decisiones tomadas, de forma que se ahorra tiempo y se puede comenzar a pensar en los temas pertinentes con mayor rapidez.

Los miembros que sí asistieron también pueden beneficiarse de ellas, al utilizarlas para refrescar su memoria antes de la reunión, o como apoyo para dar estructura a  la recapitulación inicial.

3. Las Minutas Aportan Protección Legal

Estamos seguros de que alguien lo ha dicho: si no está en la minuta, no pasó. Y lo cierto es que llevar registros detallados puede salvar tanto a la organización como a los miembros del consejo de situaciones complicadas.

Aún con las mejores intenciones, a veces se cometen errores o ciertas decisiones no salen tan bien como se esperaba. Por suerte, las minutas llegan al rescate con evidencia de las discusiones, votos y las razones por las que ciertas decisiones fueron tomadas, en un documento que además está firmado por todos los testigos.

Recuerda: las minutas se consideran documentos legales en las cortes y auditorías, así que es importante asegurarse de que reflejen la realidad con tanta precisión como sea posible.