[[en]]The 6 most frequent corporate governance mistakes [[es]]6 errores frecuentes en el gobierno corporativo

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Handling the complexities of corporate governance can be daunting, which causes some mistakes that are not large structural flaws but that can, nonetheless, become big problems over time.

The good news? With a little knowledge and a little care, your boards and committees can stop being plagued by these small but powerful enemies.

1. Irregular Meeting Frequency

Ordinary meetings are not conducted on a regular enough basis to comply with the rules that have been laid out within the operating procedures of that board.

2. Quorum Breaches

There are meetings that are being carried out without having satisfied the quorum requirement and therefore the decisions reached during those sessions should carry no weight and be disregarded.

3. Skipping Extraordinary Meetings

Each board and committee operating procedures should establish the situations in which extraordinary meetings are supposed to be called, to deal with pressing matters or when a crisis arises. Not doing so is a breach of such rules and therefore puts the wellbeing of the company and its employees at risk.

4. Incomplete Meeting Minutes

The specific details of the structure of meetings, where important decisions have been taken, are missing. These may include basic aspects such as the time and location of the meeting, or it could lack crucial information such as voting breakdown, all agenda items or even attendance information. Successfully maintaining a clear record of all meeting activity is essential in protecting the legitimacy of decisions taken by a board or committee.

5. Not Following Up On The Absence Policy

Not enforcing the board’s absence policy means that members are allowed to remain on the board despite failing to attend the required meetings. Attendance is a crucial gauge in maintaining the quality of the board and guaranteeing that the decisions that have been taken come from individuals that are informed and up to date with the current situation of the organization.

Boards made up of disengaged members who flout the rules surrounding attendance are all too common. Removing these members can be an excellent way to produce higher-quality debate in meetings and therefore more considered decisions.

6. No Annual Reports

Many boards fail to produce an annual report that documents the decisions and advances that have been taken during that year.  

And even when they do exist, they often don’t follow a standardized model, which makes it difficult to compare and contrast reports produced by different boards and committees within the same organization.

Gestionar un gobierno corporativo es una tarea compleja y que puede resultar abrumadora. Esto provoca errores que, aunque no representan enormes fallos estructurales, pueden convertirse en grandes problemas con el paso del tiempo.

¿La buena noticia? Con un poco de conocimiento y de cuidado tus juntas, consejos y comités pueden deshacerse de estos pequeños pero poderosos enemigos.

1. Reuniones Con Frecuencia Irregular

Las reuniones ordinarias no ocurren con la frecuencia mínima establecida en el reglamento interno del órgano de gobierno.

2. Incumplimiento De Quorum

Ciertas reuniones se llevan a cabo aún si no se cumple con el quorum necesario, por lo que las decisiones tomadas en ellas no tienen validez.

3. Ignorar Reuniones Extraordinarias

El Reglamento de Funcionamiento de cada órgano de gobierno debe determinar en qué situaciones se convoca a una reunión extraordinaria para lidiar con temas urgentes o inesperados. Si no se hace, se rompen las reglas y se pone en riesgo el bienestar de la empresa y sus empleados.

4. Minutas Incompletas

Si en las actas hacen falta detalles sobre la estructura de la reunión y las decisiones tomadas en ellas, es un serio problema. Y puede ocurrir desde lo más básico, como la ubicación o fecha de la reunión, hasta la información clave como los resultados de las votaciones y la lista de asistentes.

Tener un registro de toda la actividad de reuniones es esencial para proteger la legitimidad de las decisiones tomadas por una junta, consejo o comité.

5. No Hacer Cumplir La Política De Ausencias

Esto sencillamente significa que se permite a los miembros quedarse en el órgano de gobierno aún si no asisten a las reuniones requeridas.

La asistencia es esencial para mantener la calidad de las juntas, consejos o comités y garantizar que las decisiones tomadas estén basadas en información actualizada sobre la situación.

Asegurarte de tener miembros comprometidos puede tener un importante efecto positivo sobre la calidad de tus reuniones.

6. No Hacer Informes Anuales

Muchos órganos de gobierno no crean un informe anual que documente las decisiones y avances del periodo.

Pero aún cuando lo hacen, con frecuencia no siguen un modelo estandarizado, que complica el proceso de comparar y contrastar reportes producidos por diferentes juntas, consejos y comités.

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Handling the complexities of corporate governance can be daunting, which causes some mistakes that are not large structural flaws but that can, nonetheless, become big problems over time.

The good news? With a little knowledge and a little care, your boards and committees can stop being plagued by these small but powerful enemies.

1. Irregular Meeting Frequency

Ordinary meetings are not conducted on a regular enough basis to comply with the rules that have been laid out within the operating procedures of that board.

2. Quorum Breaches

There are meetings that are being carried out without having satisfied the quorum requirement and therefore the decisions reached during those sessions should carry no weight and be disregarded.

3. Skipping Extraordinary Meetings

Each board and committee operating procedures should establish the situations in which extraordinary meetings are supposed to be called, to deal with pressing matters or when a crisis arises. Not doing so is a breach of such rules and therefore puts the wellbeing of the company and its employees at risk.

4. Incomplete Meeting Minutes

The specific details of the structure of meetings, where important decisions have been taken, are missing. These may include basic aspects such as the time and location of the meeting, or it could lack crucial information such as voting breakdown, all agenda items or even attendance information. Successfully maintaining a clear record of all meeting activity is essential in protecting the legitimacy of decisions taken by a board or committee.

5. Not Following Up On The Absence Policy

Not enforcing the board’s absence policy means that members are allowed to remain on the board despite failing to attend the required meetings. Attendance is a crucial gauge in maintaining the quality of the board and guaranteeing that the decisions that have been taken come from individuals that are informed and up to date with the current situation of the organization.

Boards made up of disengaged members who flout the rules surrounding attendance are all too common. Removing these members can be an excellent way to produce higher-quality debate in meetings and therefore more considered decisions.

6. No Annual Reports

Many boards fail to produce an annual report that documents the decisions and advances that have been taken during that year.  

And even when they do exist, they often don’t follow a standardized model, which makes it difficult to compare and contrast reports produced by different boards and committees within the same organization.

Gestionar un gobierno corporativo es una tarea compleja y que puede resultar abrumadora. Esto provoca errores que, aunque no representan enormes fallos estructurales, pueden convertirse en grandes problemas con el paso del tiempo.

¿La buena noticia? Con un poco de conocimiento y de cuidado tus juntas, consejos y comités pueden deshacerse de estos pequeños pero poderosos enemigos.

1. Reuniones Con Frecuencia Irregular

Las reuniones ordinarias no ocurren con la frecuencia mínima establecida en el reglamento interno del órgano de gobierno.

2. Incumplimiento De Quorum

Ciertas reuniones se llevan a cabo aún si no se cumple con el quorum necesario, por lo que las decisiones tomadas en ellas no tienen validez.

3. Ignorar Reuniones Extraordinarias

El Reglamento de Funcionamiento de cada órgano de gobierno debe determinar en qué situaciones se convoca a una reunión extraordinaria para lidiar con temas urgentes o inesperados. Si no se hace, se rompen las reglas y se pone en riesgo el bienestar de la empresa y sus empleados.

4. Minutas Incompletas

Si en las actas hacen falta detalles sobre la estructura de la reunión y las decisiones tomadas en ellas, es un serio problema. Y puede ocurrir desde lo más básico, como la ubicación o fecha de la reunión, hasta la información clave como los resultados de las votaciones y la lista de asistentes.

Tener un registro de toda la actividad de reuniones es esencial para proteger la legitimidad de las decisiones tomadas por una junta, consejo o comité.

5. No Hacer Cumplir La Política De Ausencias

Esto sencillamente significa que se permite a los miembros quedarse en el órgano de gobierno aún si no asisten a las reuniones requeridas.

La asistencia es esencial para mantener la calidad de las juntas, consejos o comités y garantizar que las decisiones tomadas estén basadas en información actualizada sobre la situación.

Asegurarte de tener miembros comprometidos puede tener un importante efecto positivo sobre la calidad de tus reuniones.

6. No Hacer Informes Anuales

Muchos órganos de gobierno no crean un informe anual que documente las decisiones y avances del periodo.

Pero aún cuando lo hacen, con frecuencia no siguen un modelo estandarizado, que complica el proceso de comparar y contrastar reportes producidos por diferentes juntas, consejos y comités.